Как настроить приветствие голосовой почты для бизнеса (с примерами)

Когда вы звоните на телефонный номер компании, вас часто встречает автоматическое голосовое приветствие, которое поможет вам разобраться с телефонным...

Когда вы звоните на телефонный номер компании, вас часто встречает автоматическое голосовое приветствие, которое поможет вам разобраться с телефонным справочником и следующими шагами.

Эти приветствия голосовой почты заставят ваш малый бизнес выглядеть профессионально, и они могут помочь увеличить продажи, а также повысить удовлетворенность клиентов.

В этой статье мы покажем вам, как настроить приветствие голосовой почты для вашего интернет-магазина, бизнеса или блога. Мы также покажем вам лучшие примеры приветствий голосовой почты, которые вы можете использовать в качестве шаблона.

Почему приветствие голосовой почты важно для вашего бизнеса?

Более 88% локальных поисков на мобильных устройствах заканчиваются телефонным звонком. В основном благодаря удобным кнопкам click to call, которые появляются в результатах локального поиска Google.

Кнопка

Для многих малых предприятий может оказаться невозможным отвечать на все звонки немедленно. Иногда клиенты могут звонить в нерабочее время, а вы можете быть заняты или в это время у вас нет сотрудников.

Именно здесь появляется приветствие голосовой почты.

Для многих клиентов это будет их первый контакт с вашим бизнесом. Не настроив приветствие голосовой почты, вы можете потерять клиента, уступив его конкуренту.

С другой стороны, неправильное голосовое приветствие может иметь серьезные последствия. Клиенты могут повесить трубку, не довести дело до конца или просто обратиться к вашим конкурентам.

Учитывая это, давайте рассмотрим, как правильно настроить голосовое приветствие для вашего онлайн-бизнеса.

Лучший способ настроить приветствие голосовой почты

Обычно владельцы малого бизнеса используют стационарный или мобильный телефонный номер для управления звонками. Хотя это может помочь в работе, они не позволяют правильно управлять деловыми звонками или установить эффективное автоматическое голосовое приветствие.

Лучший способ управления деловыми звонками — это использование услуг деловой телефонной связи. Многие малые предприятия используют виртуальный номер делового телефона, потому что он позволяет им эффективно управлять деловыми звонками, не жертвуя конфиденциальностью.

В отличие от стационарного или мобильного номера, для управления звонками используется интернет. Официальный термин для этой технологии называется бизнес-телефония VoIP (Voice over Internet Protocol).

Использование услуг деловой телефонной связи дает вам следующие преимущества перед стационарным и мобильным телефоном.

  • Вы можете установить часы работы вашего предприятия и записать различные голосовые приветствия, которые будут воспроизводиться в зависимости от времени суток.
  • Вы можете настроить автосекретаря, добавить расширения для маршрутизации звонков, позволить пользователям оставлять голосовые сообщения и многое другое.
  • Она работает на компьютере, планшете, настольном телефоне и даже на мобильном телефоне с помощью приложений.
  • Несколько пользователей могут использовать один и тот же телефонный номер независимо от их местонахождения.
  • Вы можете легко предоставить доступ новым сотрудникам без вызова технического специалиста или покупки нового оборудования.

Мы рекомендуем использовать Nextiva, потому что это лучший поставщик услуг телефонной связи для бизнеса на рынке. Они предлагают полный набор функций с простой в использовании веб-панелью администратора и приложениями для вашего телефона.

Nextiva

Мы используем Nextiva в нашем бизнесе для управления звонками для WPBeginner и других свойств Awesome Motive.

Если вам нужно другое решение, обратите внимание на RingCentral. Это еще одна отличная телефонная служба для бизнеса. Они предлагают невероятно многофункциональную платформу с множеством инструментов для управления голосовыми приветствиями, автоответчиками, голосовыми сообщениями, расшифровками звонков и многим другим.

После того, как вы установили услугу бизнес-телефонии, вы можете настроить голосовые приветствия с помощью простых и понятных настроек.

Примеры голосовых приветствий для бизнеса

Есть несколько основных правил, которым вы должны следовать для создания наиболее эффективных приветствий голосовой почты.

  • Избегайте клише типа «Ваш звонок важен для нас», они слишком часто используются и уже не кажутся искренними.
  • Убедитесь, что запись голосовой почты звучит дружелюбно и индивидуально.
  • Старайтесь не звучать так, как будто вы читаете по сценарию.
  • Если у вас есть возможность, наймите исполнителя, который поможет вам записать приветствие для голосовой почты. Вы даже можете найти кого-то на Fiverr.
  • Убедитесь, что ваша голосовая почта содержит важную информацию, такую как название компании, часы работы и контактную информацию.

Ниже приведены некоторые шаблоны приветствия голосовой почты, которые вы можете использовать для своего бизнеса.

Примеры приветствия голосовой почты в нерабочее время

Это приветствие голосовой почты будет воспроизводиться, когда клиенты звонят вам в нерабочее время или в выходные дни. Убедитесь, что это приветствие голосовой почты информирует пользователей о часах работы, альтернативных способах связаться со службой поддержки или местонахождении магазина.

«Здравствуйте, вы позвонили в [название компании]. Мы доступны по телефону с [9 утра] до [6 вечера] [PST] с понедельника по пятницу. Вы также можете воспользоваться контактной формой на нашем сайте, [www.пример.com], чтобы оставить нам сообщение, и мы свяжемся с вами по электронной почте. Если вы хотите, чтобы мы вам перезвонили, пожалуйста, оставьте свое имя и номер телефона, а также короткое сообщение, и наша команда свяжется с вами как можно скорее.»

«Здравствуйте, вы позвонили в [название компании]. В настоящее время мы не можем ответить на ваш звонок. Время работы нашего офиса [рабочее время] с понедельника по пятницу. Наш магазин в [местоположение магазина] открыт для клиентов в выходные дни. Вы также можете связаться с нами через чат на нашем сайте [www.пример.com] [24 часа в сутки 7 дней в неделю]. Если это не срочно, и вы хотите, чтобы мы перезвонили, то, пожалуйста, оставьте свое имя и номер телефона после звукового сигнала.»

Как видите, оба примера передают важную информацию и предлагают клиентам альтернативные способы связи через чат или контактную форму.

Примеры приветствия голосовой почты в отпуске

Эти поздравительные сообщения могут быть записаны во время праздников.

«Здравствуйте, вы позвонили в [название компании]. Наша команда в настоящее время не работает, чтобы провести праздники с друзьями и семьей. Мы вернемся к работе в [день и время]. Пожалуйста, оставьте нам свое имя и номер телефона, и мы свяжемся с вами как можно скорее. [Счастливых праздников (или подходящее поздравление к этому празднику)]».

«С праздником!! Наша команда в [название компании] отсутствует до [дата]. Если вы являетесь существующим клиентом, вы все еще можете открыть тикет поддержки на нашем сайте, мы постараемся ответить вам в течение следующих 24 часов. Вы также можете связаться с нами через чат или контактную форму на нашем сайте [www.пример.com]. Если вопрос не срочный, то вы можете оставить нам свое имя и номер после гудка. Мы ответим на ваш звонок как можно скорее.»

«Здравствуйте, вы позвонили в [название компании]. Мы закрыты на (название праздника) и вернемся к работе в [дата и время]. Если вам нужен срочный ответ, вы можете написать нам по адресу (адрес_электронной_почты), мы постараемся ответить на все письма в течение 24 часов. Вы также можете оставить нам сообщение, и мы свяжемся с вами после праздников (с Новым годом/праздником)».

Как вы можете видеть, эти приветствия голосовой почты предоставляют клиентам как можно больше информации. Такие приветствия также гарантируют, что клиенты знают, как получить более быстрый ответ, используя альтернативные методы связи во время праздников.

Примеры приветствия голосовой почты «Отсутствует/занят

Если вы заняты, находитесь в отъезде или испытываете нехватку персонала и не можете сразу ответить на звонок клиента, то в качестве примера можно использовать следующие приветствия.

«Здравствуйте, вы позвонили в [название компании], мы не можем ответить на ваш звонок прямо сейчас, но мы с удовольствием перезвоним вам как можно скорее». Пожалуйста, оставьте нам свое имя и номер телефона после звукового сигнала.»

«Здравствуйте, в настоящее время мы не можем ответить на звонок. Если дело не слишком срочное, вы можете написать нам по адресу (адрес электронной почты). В противном случае, пожалуйста, оставьте свое имя и номер после звукового сигнала, и мы сразу же перезвоним вам.»

Если вы единственный человек, отвечающий на звонки, то вы можете сделать это личным приветствием для голосовой почты.

«Здравствуйте, вы позвонили (ваше имя). В настоящее время я не могу ответить на звонок. Вы можете отправить мне электронное письмо на (адрес электронной почты) или оставить свое имя и номер после гудка, и я перезвоню вам как можно скорее.»

Тестируйте и улучшайте приветствия голосовой почты

Еще одна веская причина использовать профессиональную телефонную службу заключается в том, что вы можете отслеживать все звонки и просматривать подробные отчеты о них. Например, вот как выглядит страница аналитики звонков Nextiva.

Страница аналитики звонков в Nextiva

Вам нужно будет отслеживать, сколько пользователей услышали каждое приветствие голосовой почты и как они на него отреагировали. Приветствия голосовой почты с более высоким показателем клиентов, оставляющих сообщение, работают эффективно.

Сообщения голосовой почты, которые даже не дослушаны до конца, являются неудачными.

Мы рекомендуем попробовать различные приветствия голосовой почты, чтобы найти идеальный баланс. Периодическое обновление приветствия голосовой почты также может помочь вам заполнить пробелы в общении, о существовании которых вы даже не подозревали.

Следите за сообщениями голосовой почты

Теперь, когда вы установили сбалансированное, информативное и дружелюбное приветствие голосовой почты, следующий шаг является еще более важным.

Что происходит после того, как клиент оставляет вам голосовое сообщение?

Если вы используете профессиональную телефонную систему для бизнеса, то вы легко сможете отслеживать и отвечать на эти сообщения.

Убедитесь, что вы и ваши сотрудники одинаково хорошо подготовлены к быстрым последующим действиям. Быстрый обратный звонок помогает укрепить деловые отношения и завершить продажи.

Мы надеемся, что эта статья помогла вам узнать, как настроить голосовую почту для вашего онлайн-бизнеса. Вам также может быть интересно наше руководство о том, как создать рассылку по электронной почте для вашего бизнеса.

Источник: www.wpbeginner.com

Оцените статью
Добавить комментарий