Хотите ли вы использовать WordPress для управления вашими файлами и документами??
У некоторых владельцев сайтов есть электронные таблицы, изображения и другие документы, над которыми им нужно работать вместе с командой. С помощью WordPress вы можете управлять всем этим и многим другим прямо из вашей панели администратора.
В этой статье мы покажем вам, как можно использовать WordPress в качестве системы управления документами для управления файлами, рабочим процессом и хостингом файлов.
Почему стоит использовать WordPress для управления документами и файлами?
Используя WordPress для управления документами и файлами, вы можете превратить свой веб-сайт WordPress в полноценную платформу для совместной работы и повысить производительность.
Когда вы используете несколько инструментов для управления рабочими процессами, хранения документов, совместной работы, редактирования и т.д., очень легко упустить что-то из виду.
Вместо этого вы можете сделать все это из панели администратора WordPress. Это поможет вам сэкономить время, следить за проектами и никогда не терять важные документы или файлы.
С учетом сказанного, давайте покажем вам, как использовать WordPress для удобного управления документами и файлами.
Настройка системы управления документами WordPress
Самый простой способ настроить систему управления документами в WordPress — это использовать плагин WP Document Revisions. Он позволяет совместно редактировать файлы, хранить документы, отслеживать прогресс и многое другое.
Первое, что вам нужно сделать, это установить и активировать плагин. Для более подробной информации смотрите наше пошаговое руководство по установке плагина WordPress.
После установки плагина у вас появится новый пункт меню под названием «Документы». Чтобы просмотреть библиотеку документов, перейдите по ссылке Документы » Все документы. Затем нажмите кнопку ‘Добавить документ’, чтобы добавить новый документ.
Далее вам нужно дать документу название.
Чтобы загрузить файл на ваш сайт WordPress, нажмите кнопку ‘Загрузить новую версию’.
Это вызовет такое же всплывающее окно для добавления медиафайлов в WordPress.
Вы можете перетащить файл или нажать кнопку ‘Выбрать файл’, чтобы загрузить файл с вашего компьютера.
Как только вы добавите файл, он автоматически загрузится.
Далее вы можете изменить параметры разрешения, состояние рабочего процесса, владельца документа и добавить изображение документа в правой колонке.
По умолчанию документ публикуется в частном порядке. Это сделает так, что вошедшие в систему пользователи смогут получить к нему доступ, но он не будет виден вашим посетителям.
Вы можете изменить это, нажав на ссылку ‘Edit’ в разделе видимости, выбрав опции ‘Public’ или ‘Password protected’, а затем нажав ‘OK.
Далее вы можете изменить параметр ‘Состояние рабочего процесса’.
Просто выберите, в какой фазе производства находится документ, из выпадающего списка «Текущее состояние».
Затем вы можете добавить изображение в поле ‘Изображение документа’.
Этот процесс аналогичен добавлению главного изображения в посты и страницы WordPress.
После этого вы можете изменить владельца документа на другого члена вашей команды.
В мета-блоке «Владелец» вы можете выбрать нового члена команды из выпадающего списка «Владелец документа».
Как только вы закончите настройку документа, не забудьте нажать кнопку «Обновить», чтобы сохранить настройки.
Управление изменениями документа и состояниями рабочего процесса в WordPress
Еще одна замечательная функция, которая делает этот плагин отличным инструментом для совместной работы, — это журнал ревизий и функции контроля версий.
Когда вы откроете документ, вы увидите мета-поле «Документ».
Здесь отображается последняя версия документа и время его последнего открытия.
Ниже вы найдете мета-поле ‘Revision Summary’.
Здесь вы можете добавить заметки о любых изменениях, внесенных в последнюю версию документа.
Затем появляется мета-блок ‘Revision Log’, который показывает все изменения, внесенные в документ в разных версиях.
Вы увидите, когда документ был изменен, кто внес изменения, и даже сможете восстановить предыдущую версию, нажав на ссылку «Восстановить».
Настройка и создание собственных состояний рабочего процесса
Состояния рабочего процесса — это различные условия процесса для ваших документов, подобно тому, как сообщения в блоге могут быть сохранены в черновиках или опубликованы в реальном времени.
Чтобы изменить эти параметры, перейдите в раздел Документы » Состояния рабочего процесса в панели администратора WordPress.
Затем вы можете навести курсор на существующее состояние рабочего процесса и нажать кнопку «Изменить».
Откроется окно, где вы можете изменить имя, название и описание состояния рабочего процесса.
Как только вы закончите вносить изменения, нажмите кнопку «Обновить».
Вы также можете добавить новые состояния рабочего процесса, чтобы лучше соответствовать вашему документообороту.
Просто добавьте новое имя, название и описание, а затем нажмите кнопку «Добавить новое состояние рабочего процесса».
Управление ролями пользователей и доступом к документам в WordPress
Этот плагин использует существующие роли пользователей WordPress. Каждый пользователь будет иметь различные возможности редактирования документов, аналогично ролям пользователей для вашего блога WordPress.
Вот различные роли пользователей и действия, которые они могут выполнять с вашими документами.
- Соавторы. Могут создавать новые документы и загружать существующие документы, но не могут загружать новые файлы. Они не могут просматривать частные опубликованные документы, созданные другими пользователями.
- Авторы. Можно создавать и загружать новые документы. Они также могут загружать публично опубликованные документы и редактировать свои собственные документы.
- Редакторы. Может работать над всеми документами, удалять документы и управлять рабочими процессами. Они не могут добавлять новых пользователей в систему.
- Администраторы. Можно ли выполнять все задачи и добавлять новых пользователей в систему документооборота.
Чтобы узнать больше, смотрите наше руководство для начинающих по ролям и разрешениям пользователей WordPress.
Надеемся, что эта статья помогла вам узнать, как использовать WordPress для управления документами или файлами. Вы также можете посмотреть наше руководство о том, как создать бесплатный адрес электронной почты для бизнеса и наши подборки о лучших программах чата для малого бизнеса.
Источник: www.wpbeginner.com